Mitä kirjanpito vaatii verkkokaupalta?
Kirjanpitovelvollisuus ei odota ensimmäistä voitollista vuotta. Se alkaa heti, kun liiketoiminta alkaa, ja verkkokaupassa aineistoa kertyy nopeasti: tilauksia, maksutapahtumia, palautuksia ja rahtilaskuja.
Lyhyt vastaus
- Liiketoimintaa harjoittava on kirjanpitovelvollinen ensimmäisestä päivästä, ja jokaisesta liiketapahtumasta on oltava tosite.
- Tositteet ja liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto säilytetään vähintään kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi.
- Tilinpäätös, kirjanpidot, tililuettelo ja luettelo kirjanpidoista ja aineistoista säilytetään vähintään kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä.
- Aineisto saa olla sähköisessä muodossa, kunhan se on saatettavissa selväkieliseen muotoon koko säilytysajan.
- Verkkokaupassa täsmäytys tehdään kolmeen suuntaan: tilaukset, maksunvälittäjän tilitykset ja pankkitili.
Mitä aineistoa verkkokaupasta kertyy
Verkkokaupan kirjanpidon erityispiirre on, ettei myynti tule tilille yksi tilaus kerrallaan. Maksunvälittäjä tilittää useita tilauksia yhtenä eränä ja vähentää palkkionsa siitä. Siksi tilaukset ja tilitykset on pystyttävä yhdistämään toisiinsa, tai kirjanpito ei koskaan täsmää.
Verkkokaupan kirjanpitoaineisto ja säilytysajat
| Aineisto | Mistä se syntyy | Vähimmäissäilytysaika |
|---|---|---|
| Myyntitositteet | Jokaisesta tilauksesta ja hyvityksestä | 6 vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi |
| Ostotositteet | Tavarantoimittajat, rahti, pakkausmateriaali, alusta, mainonta | 6 vuotta samalla tavalla laskettuna |
| Maksunvälittäjän tilitysraportit | Maksunvälittäjän tilitykset ja niistä vähennetyt palkkiot | 6 vuotta, ja ne ovat välttämättömiä täsmäytykseen |
| Tilinpäätös ja kirjanpidot | Tilikauden päätteeksi | 10 vuotta tilikauden päättymisestä |
| Tililuettelo ja luettelo aineistoista | Kirjanpidon rakenteen kuvaus | 10 vuotta tilikauden päättymisestä |
Esimerkki: kuukauden täsmäytys
Oletetaan, että kuukaudessa tulee 400 tilausta. Maksunvälittäjä tilittää ne noin 20 eränä pankkitilille ja vähentää jokaisesta erästä palkkionsa. Kirjanpitoon viedään myynti tilausten mukaan bruttona, palkkio erikseen kuluna ja tilitys pankkitilin tapahtumana. Jos myynti kirjattaisiin vain pankkitilille tulleen nettosumman mukaan, sekä liikevaihto että kulut jäisivät liian pieniksi.
Palautukset kirjataan hyvityksinä alkuperäiselle tilaukselle, ei uutena negatiivisena myyntinä irrallaan. Näin arvonlisäveron oikaisu kohdistuu oikealle jaksolle ja oikealle verokannalle. Käytännön ohje on yksinkertainen: vie kirjanpitoon kaikki kolme aineistoa — tilaukset, tilitysraportit ja tiliote — äläkä vain yhtä niistä.
Yleisimmät virheet
- Kirjataan myynti pankkitilille tulleen nettosumman mukaan, jolloin liikevaihto ja maksupalkkiot jäävät pois kirjanpidosta.
- Aloitetaan kirjanpito vasta ensimmäisen kannattavan kuukauden jälkeen, vaikka velvollisuus alkaa heti.
- Säilytetään tositteet vain siihen asti kun verotus on valmis, vaikka vähimmäisaika on kuusi vuotta ja kirjanpitokirjoilla kymmenen.
- Luotetaan siihen, että vanha alusta säilyttää aineiston: jos tilaus lopetetaan, aineisto on otettava talteen ensin.
- Kirjataan palautus uutena negatiivisena myyntinä sen sijaan, että se hyvitettäisiin alkuperäiselle tilaukselle.
Näin 4shopy auttaa
- Tilaukset, hyvitykset, maksutavat ja verokannat tallentuvat jokaiselle tilaukselle, joten aineisto on koossa täsmäytystä varten.
- Tilaukset ja myyntiraportit voi viedä ulos kirjanpitoa varten, myös silloin kun alusta joskus vaihtuisi.
- 4shopy ei ole kirjanpito-ohjelma eikä tilitoimisto: säilytysajat ja kirjaustavat varmistetaan kirjanpitäjältä.