Vilka bokföringskrav gäller för en webbshop?
En webbshop följer samma bokföringslag som vilket annat företag som helst. Kraven är tre: löpande bokföring, en verifikation bakom varje affärshändelse och arkivering under en bestämd tid. Butiken levererar underlaget, men bokföringen sker någon annanstans.
Short answer
- Bokföringslagen (1999:1078) kräver att du löpande bokför alla affärshändelser både i registreringsordning och i systematisk ordning, alltså grundbokföring och huvudbokföring.
- Kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast påföljande arbetsdag, andra affärshändelser så snart det kan ske.
- För varje affärshändelse ska det finnas en verifikation med uppgift om när den sammanställts, när affärshändelsen inträffade, vad den avser, vilket belopp den gäller och vilken motpart den berör.
- Räkenskapsinformationen ska bevaras till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.
- Sedan den 1 juli 2024 får originalet förstöras direkt efter att räkenskapsinformationen förts över till en annan form på ett säkert sätt; den sjuåriga arkiveringstiden är oförändrad.
Vad bokföringslagen kräver
Kravet på kassaregister träffar kontant betalning och kortbetalning där kunden är på plats. Distans- och hemförsäljning är undantagen, och fakturerad försäljning omfattas inte heller, så ren e-handel behöver normalt inget kassaregister. Säljer du även i en fysisk butik eller på marknader gäller andra regler, och undantaget för kontantförsäljning av obetydlig omfattning mäts i prisbasbelopp och ändras varje år, så kontrollera det aktuella beloppet hos Skatteverket.
De fyra kraven och var de står i lagen
| Krav | Vad det innebär | Lagrum |
|---|---|---|
| Löpande bokföring | Alla affärshändelser bokförs i registreringsordning och i systematisk ordning | 4 kap. 1 § och 5 kap. 1 § bokföringslagen |
| Bokföring i tid | Kontanta in- och utbetalningar senast påföljande arbetsdag, övriga affärshändelser så snart det kan ske | 5 kap. 2 § |
| Verifikation | En verifikation per affärshändelse, med datum, vad den avser, belopp och motpart | 5 kap. 6 och 7 §§ |
| Arkivering | Räkenskapsinformationen bevaras till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades | 7 kap. 2 § |
Exempel från verkligheten
En webbshop har 180 ordrar under en månad och 96 000 kronor i bruttoförsäljning. Betalleverantören betalar ut 93 100 kronor till banken, eftersom 2 900 kronor gått till transaktionsavgifter. Bokför du bara de 93 100 kronor som landar på kontot blir både omsättningen och kostnaderna fel, och momsen räknas på fel underlag.
Rätt väg är att bokföra bruttoförsäljningen och avgiften som två poster och stämma av betalleverantörens avräkning mot banken varje period. Varje order behöver ett underlag som går att följa: ordernummer, datum, artiklar, belopp, momssats och kund. Returer och krediteringar behöver egna verifikationer, för en återbetalning som bara syns som ett minus på bankkontot är inget underlag. Och en webbshop är inte ett bokföringsprogram: den levererar underlaget, medan bokföringen görs i Fortnox, Visma, Bokio eller motsvarande.
Vanliga misstag
- Att bokföra utbetalningen från betalleverantören som omsättning; det är ett nettobelopp efter avgifter och inte din försäljning.
- Att sakna verifikation för returer och krediteringar, och bara låta återbetalningen synas som ett uttag på bankkontot.
- Att spara underlagen enbart i butiken och utgå från att de finns kvar i sju år; arkiveringsansvaret är ditt.
- Att blanda ihop orderbekräftelsen med fakturan; det är olika dokument och det är fakturan som bär faktureringskraven.
- Att tro att en webbshop ersätter bokföringsprogrammet, och därför skjuta upp den löpande bokföringen till bokslutet.
Så hjälper 4shopy
- Varje order sparas med ordernummer, datum, artiklar, belopp och tillämpad momssats, så att det finns ett underlag bakom varje affärshändelse.
- Du exporterar ordrarna till ditt bokföringsprogram, till exempel Fortnox, Visma eller Bokio, som sköter själva bokföringen.
- 4shopy är en plattform för webbshop och varken ett bokföringsprogram eller en redovisningskonsult; arkivering och avstämning ansvarar du eller din redovisningskonsult för.