Cum automatizezi facturarea comenzilor din magazinul online?
Facturarea manuală funcționează până pe la 10 comenzi pe zi. Peste acest prag apar erorile de numerotare, facturile lipsă și întârzierile la e-Factura. Automatizarea înseamnă ca ciorna facturii să se creeze singură, din datele comenzii, iar tu doar o verifici, o emiți și o transmiți.
Krótka odpowiedź
- Definești o serie și o numerotare unică, folosită doar de magazin.
- Stabilești momentul emiterii: la confirmarea plății sau la expedierea coletului.
- Validezi datele de firmă la checkout pentru comenzile B2B, înainte de emitere.
- Emiți factura din ciornă și o transmiți în RO e-Factura din 4invoices, în termenul legal.
- La retur, emiți factura de storno legată de factura inițială.
Fluxul, pas cu pas
- Clientul plasează comanda; datele de facturare sunt colectate și validate la checkout.
- La confirmarea plății, în 4invoices (conectare opțională) se creează o ciornă de factură, cu seria contului tău de facturare.
- După ce verifici și emiți ciorna în 4invoices, factura poate pleca pe e-mail către client, în PDF, și în sistemul e-Factura, în format structurat.
- Statusul de acceptare din sistem îl urmărești în 4invoices.
- Dacă comanda se returnează, storno-ul se emite din 4invoices, legat de factura inițială, fără renumerotare manuală.
Exemplu practic
Exemplu: un magazin cu 25 de comenzi pe zi emitea facturi manual, seara. În trei luni a acumulat 12 facturi lipsă și două serii suprapuse, descoperite la închiderea trimestrului. După automatizare, ciorna apare în 4invoices imediat după confirmarea plății, iar emiterea se face de acolo, cu numerotare generată de sistem, care nu mai poate sări.
Greșeli frecvente
- Folosești aceeași serie de facturi și în magazin, și în programul de contabilitate.
- Nu validezi codul fiscal la comenzile B2B și emiți facturi care nu pot fi transmise.
- Emiți factura la plasarea comenzii, apoi anulezi zeci de facturi pentru comenzi neplătite.
- Faci returul fără storno, deci contabilitatea nu se potrivește cu încasările.
Cum te ajută 4shopy
- Ciornă de factură creată din comandă în 4invoices (conectare opțională), cu seria și numerotarea contului tău de facturare.
- Validarea datelor de firmă la checkout pentru comenzile B2B.
- Emiterea și transmiterea în RO e-Factura se fac din 4invoices, pornind de la ciornă.
- Storno-ul se emite din 4invoices, legat de factura inițială, atunci când aprobi un retur.