Preciso de software de faturação certificado para a loja online?
Esta é a obrigação portuguesa que a maioria dos textos internacionais sobre comércio eletrónico ignora por completo. Além da questão do programa certificado pela AT, há três elementos que quase ninguém escapa: a comunicação prévia das séries, o ATCUD e o QR code.
Resposta curta
- A obrigação de utilizar exclusivamente programas de faturação previamente certificados pela AT consta do artigo 4.º do Decreto-Lei n.º 28/2019.
- As situações aí previstas são ter tido, no ano civil anterior, um volume de negócios superior a 50.000 euros, utilizar programas informáticos de faturação e dispor de contabilidade organizada, por obrigação ou por opção.
- Circulam leituras diferentes sobre se essas condições são cumulativas ou alternativas, pelo que deve confirmar o seu enquadramento concreto junto da AT ou do seu contabilista.
- Independentemente disso, todos os sujeitos passivos de IVA têm de comunicar previamente as séries de faturação no Portal das Finanças e obter o código de validação que forma o ATCUD.
- O ATCUD é obrigatório nos documentos emitidos desde 1 de janeiro de 2023 e o QR code é exigido nos documentos emitidos por programa de faturação certificado.
Os quatro elementos e a quem se aplicam
O que a lei portuguesa exige na emissão de faturas
| Elemento | O que é | A quem se aplica |
|---|---|---|
| Programa certificado pela AT | Software que consta da lista oficial de programas certificados publicada pela AT | Nas situações do artigo 4.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, entre as quais um volume de negócios superior a 50.000 euros no ano anterior |
| Comunicação de séries | Registo prévio de cada série e tipo de documento, que devolve um código de validação | Todos os sujeitos passivos de IVA, independentemente do volume de negócios e do regime de tributação |
| ATCUD | Código único do documento, formado pelo código de validação da série e pelo número sequencial | Faturas e demais documentos fiscalmente relevantes emitidos desde 1 de janeiro de 2023 |
| QR code | Código de leitura ótica impresso imediatamente por baixo do ATCUD | Documentos emitidos por programa de faturação certificado; os documentos pré-impressos em tipografia autorizada estão dispensados |
Exemplo prático
Uma loja online que faturou 80.000 euros no ano anterior está claramente dentro do artigo 4.º: emite as faturas em programa certificado pela AT, com as séries comunicadas, ATCUD e QR code em cada documento. Um comerciante que começa agora e fatura pouco pode não estar obrigado ao programa certificado, mas continua a ter de comunicar a série antes de emitir o primeiro documento, porque a comunicação de séries não tem limiar de volume de negócios.
Na prática, o caminho mais simples e mais seguro é faturar sempre num programa que conste da lista de programas certificados publicada pela AT. Antes de escolher, confirme o número de certificação nessa lista e não apenas no sítio do fornecedor. Se tiver dúvidas quanto ao seu enquadramento, sobretudo se está a começar ou se mudou de regime, pergunte à AT ou ao seu contabilista antes de emitir a primeira fatura.
Erros mais comuns
- Emitir faturas a partir de uma folha de cálculo ou de um documento de texto, que não são meios de processamento admitidos.
- Começar a faturar antes de comunicar a série, ficando com documentos sem código de validação e, por isso, sem ATCUD válido.
- Reutilizar o código de validação de uma série noutra série ou noutro tipo de documento.
- Confundir a confirmação de encomenda enviada pela loja online com uma fatura; são documentos diferentes e só o segundo cumpre as obrigações fiscais.
- Escolher um software estrangeiro por ter um aspeto cuidado; se não constar da lista da AT, não está certificado em Portugal.
Como o 4shopy ajuda
- O 4shopy regista a encomenda, os dados de faturação do cliente e o detalhe de cada linha, com a respetiva taxa de IVA.
- Esses dados são exportáveis para o seu programa de faturação, onde é emitida a fatura certificada com série, ATCUD e QR code.
- O 4shopy é uma plataforma de loja online: não é um programa de faturação certificado nem substitui o contabilista.