Czym jest KSeF i co oznacza dla sklepu internetowego?
KSeF to Krajowy System e-Faktur, przez który przechodzą faktury ustrukturyzowane. Dla sklepu najważniejsze jest rozróżnienie: kto kupuje decyduje o tym, jaki dokument powstaje.
Short answer
- KSeF to centralny system, przez który wysyłane i odbierane są faktury ustrukturyzowane.
- Dotyczy przede wszystkim relacji między przedsiębiorcami, a nie sprzedaży konsumenckiej.
- Sprzedaż na rzecz konsumenta dokumentuje się paragonem, chyba że klient zażąda faktury.
- Sklep musi zbierać NIP nabywcy już na etapie zamówienia, jeśli kupuje jako firma.
- Terminy wdrożenia obowiązku były wielokrotnie przesuwane — aktualny harmonogram trzeba sprawdzić przed konfiguracją.
Kto kupuje, jaki dokument
Dokument w zależności od nabywcy
| Nabywca | Dokument | Kanał |
|---|---|---|
| Firma z polskim NIP | Faktura ustrukturyzowana | KSeF |
| Konsument | Paragon | Kasa fiskalna lub kasa online |
| Konsument żądający faktury | Faktura | Zgodnie z obowiązującymi zasadami |
| Konsument z innego kraju UE | Dokument zgodny z wybranym reżimem | OSS po przekroczeniu progu |
Co zebrać na etapie zamówienia
- Osobne pole na NIP, aktywne tylko przy zakupie jako firma.
- Wyraźne rozdzielenie w koszyku zakupu prywatnego i firmowego.
- Pełne dane nabywcy do faktury: nazwa, adres, NIP.
- Przechowywanie dokumentów zgodnie z obowiązującymi terminami.
Częste błędy
- Brak pola na NIP, więc dane trzeba zbierać e-mailem po złożeniu zamówienia.
- Wystawianie faktury w PDF firmie, bez przejścia przez właściwy kanał.
- Traktowanie każdej sprzedaży jak sprzedaży firmowej, mimo że kupuje konsument.
- Pomijanie progów sprzedaży do konsumentów w innych krajach Unii.
Jak pomaga 4shopy
- Koszyk rozdziela zakup prywatny i firmowy, z właściwymi polami podatkowymi.
- Po jawnym połączeniu z 4invoices z zamówienia powstaje szkic faktury z danymi nabywcy; dokument kończysz i wystawiasz w 4invoices.
- Dane nabywcy pozostają powiązane z zamówieniem, więc dokumenty są możliwe do odtworzenia.
Sprawdź z księgowym
Harmonogram obowiązkowego KSeF był przesuwany kilkukrotnie, a zakres obowiązku zależy od formy prowadzonej działalności. Przed skonfigurowaniem dokumentów w sklepie potwierdź u swojego księgowego, jakie dokumenty i od kiedy masz obowiązek wystawiać.